Socialnämnden godkänner ersättningsskanning och digitalt arkiv

Socialnämnden i Båstads kommun har beslutat att pappershandlingar inom socialtjänstens handläggning får ersättningsskannas i samband med införandet av ett digitalt arkiv. Nämnden har samtidigt gett verksamheten i uppdrag att ta fram en informationshanteringsplan enligt arkivlagen.

Beslut

Socialnämnden beslutade att godkänna att pappershandlingar inom socialtjänstens handläggning får ersättningsskannas när ett digitalt arkiv införs. Nämnden beslutade också att verksamheten ska ta fram och införa en informationshanteringsplan som uppfyller arkivlagens krav och kommunens lokala riktlinjer.

Bakgrund

Inför Båstads kommuns inträde i det regionala samarbetet SkånEarkiv och införandet av ett nytt e‑arkivsystem har socialnämnden tagit ställning till hur socialtjänstens dokumentation ska hanteras framöver. Enligt ärendets sammanfattning kommer kommunen att underteckna en avtalssamverkan för att bli del av SkånEarkiv från den 1 januari 2026. Ett e‑arkivsystem köps in och Lunds kommuns förvaltningsenhet ska stödja arkivering från verksamhetssystem in i e‑arkivet.

I nuläget bedöms systemet kunna användas tillsammans med det nuvarande verksamhetssystemet Lifecare inom Individ, familj och arbete. För att det digitala arkivet ska fungera som avsett behöver inkomna eller upprättade fysiska handlingar skannas in och de ursprungliga pappersoriginalen därefter gallras. Denna process, ersättningsskanning, kräver politiskt beslut, vilket nu fattats av socialnämnden.

I bilagor till tjänsteskrivelsen framgår vilka handlingar som undantas och även fortsättningsvis ska bevaras i pappersform. Dessa bilagor specificerar därmed vilka fysiska dokument som inte omfattas av ersättningsskanningen.

Konsekvenser

Informationshanteringsplanen ska säkerställa att rättssäkerhet, spårbarhet och bevarandeaspekter tillgodoses när den analoga dokumentationen successivt ersätts av digitala handlingar. Beslutet innebär att socialtjänstens dokumentation i ökad utsträckning kommer att hanteras digitalt, med gallring av pappersoriginal efter skanning i enlighet med fastställda rutiner.

Tidsplan och nästa steg

Beslutet utgör ett slutligt ställningstagande från socialnämnden i dessa frågor. Nästa steg är att färdigställa avtalssamverkan för Båstads kommuns inträde i SkånEarkiv från den 1 januari 2026, införa e‑arkivet praktiskt samt genomföra ersättningsskanning enligt de beslutade rutinerna. Verksamheten ska också ta fram och implementera informationshanteringsplanen.

Socialnämnden, 26 mars 2026.